KI-Telefonie-Modul für smarte Kundenkommunikation
Telefonieren neu gedacht - mit KI, die zuhört, versteht und handelt.
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Im KI-Telefonie-Modul lernst du, wie dein persönlicher Telefon-Assistent eingerichtet, trainiert und in deine bestehende Infrastruktur eingebunden wird.
Das Ziel: weniger Routinearbeit, mehr Fokus auf das Wesentliche.
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Gemeinsam richten wir das System zunächst auf der Hauptseite deiner Software ein. Danach entwickeln wir die System-Persona – also die Persönlichkeit und Fähigkeiten deiner KI-Assistentin. Hierbei wird festgelegt, wie sie spricht, reagiert und welche Aufgaben sie zuverlässig übernehmen soll.
Anschließend besprechen wir, wie du diese Persona jederzeit anpassen kannst, um flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren.
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Zum Abschluss testen wir das System in realistischen Szenarien, verbinden es mit Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail und kümmern uns um die Integration deiner Telefonnummer. So stellst du sicher, dass dein Assistent nahtlos in deine Kommunikation eingebettet ist und sofort echten Mehrwert bringt.
Die System-Persona – das Herzstück der KI Assistenz
Am Anfang steht die System-Persona, also die Persönlichkeit deines virtuellen Telefon-Assistenten.
Sie definiert, wie die KI spricht, reagiert und welche Aufgaben sie zuverlässig übernimmt. Dabei geht es nicht nur um Tonfall und Ausdrucksweise, sondern auch um die Fähigkeiten und Routinen, die hinterlegt werden: vom Begrüßungstext über die Terminvereinbarung bis hin zum Weiterleiten von Anrufen.
Zusätzlich kann eine Knowledge Base integriert werden, in der die KI die wichtigsten Informationen zu deinem Unternehmen kennt – Ansprechpartner, Telefonnummern, Abläufe und Strukturen. So entsteht ein Assistent, der wie ein geschulter Mitarbeiter agiert und deine Kundenkommunikation konsistent abbildet.
Die Telefonnummer als Schnittstelle
Damit die KI-Assistentin erreichbar ist, wird eine dedizierte Telefonnummer eingerichtet und mit der System-Persona verknüpft. Praktisch funktioniert das wie eine intelligente Rufumleitung: Jeder Anruf, der über diese Nummer eingeht, wird automatisch an den digitalen Assistenten weitergeleitet. Dadurch entsteht ein klarer Eingangskanal, über den alle Gespräche laufen. Wichtig ist: Die gewählte Nummer kann vollständig in deine bestehende Kommunikationsstruktur eingebettet werden, sodass Anrufer nahtlos mit deiner KI-Persona interagieren, ohne dass sie es als Bruch im Prozess wahrnehmen.
Erweiterte Anbindung und Auswertung
Im letzten Schritt wird das Modul mit weiterführenden Funktionen ausgestattet. Dazu gehören Rufweiterleitungen an unterschiedliche Berater, wenn du den Assistenten etwa in einer Agentur einsetzt. Außerdem lassen sich Gesprächsprotokolle automatisch zusenden, sodass nachvollziehbar bleibt, wie Kunden reagiert haben und welche Inhalte besprochen wurden. Für mehr Transparenz können sowohl Berater als auch Kunden eine schriftliche Bestätigung erhalten, zum Beispiel bei Terminvereinbarungen. Zusätzlich ermöglicht die Integration eine systematische Auswertung der Telefonate – eine wertvolle Grundlage, um Kundenzufriedenheit zu prüfen und interne Abläufe zu optimieren.